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Chef de bureau Administration (F/H) - Musée des tumulus de Bougon

Le Département des Deux-Sèvres recrute pour le Musée des Tumulus de Bougon

UN CHEF DE BUREAU ADMINISTRATION (F/H)

Recrutement par voie statutaire ou contractuelle

Cadre d'emploi des attachés, rédacteurs ou assistants de conservation territoriaux

En résidence administrative à Bougon

Site culturel et touristique majeur, propriété du département des Deux-Sèvres, le musée des tumulus de Bougon est situé en campagne, entre Niort et Poitiers, à proximité de la nécropole mégalithique qu'il préserve.

Trois espaces différents et complémentaires se répartissent sur une surface globale de 24ha :

- la nécropole mégalithique, classée Monument historique, composée sur moins de 2 ha de six tumulus et huit dolmens, datés du Ve millénaire av.n.e.

- un musée de préhistoire labellisé " musée de France " dont le projet scientifique et culturel induit par la nécropole mégalithique, forte identité territoriale, se décline autour de la préhistoire et du mégalithisme.

- un parcours reliant le musée à la nécropole, situé sur le périmètre MH, proposant aux visiteurs des animations et reconstitutions en lien avec le musée.

Le musée est également Centre de conservation et études en partenariat avec la DRAC

Les principales missions se partagent en deux grands pôles fonctionnels sous l’autorité du chef d’établissement (et conservateur du Musée) : celles relevant du cœur d’activité d’un musée (collection et action culturelle) et le second, les fonctions support.

Les fonctions supports regroupent l’ensemble des activités de gestion qui concourent au fonctionnement du musée : les ressources humaines, les moyens généraux, les finances, les achats, la logistique, les affaires juridiques, les systèmes d'information, et la promotion. Il revient au responsable du pôle « fonctions support » de mettre en œuvre, coordonner, animer et contrôler ces activités.

Ce pôle des fonctions supports regroupe 5 agents : deux agents d’accueil, un agent en charge du secrétariat, un agent en charge de la maintenance technique du bâtiment, un agent d’entretien, auxquels peuvent être associés des agents vacataires dans ces domaines.

Pour info le pôle « Conservation » regroupe le conservateur, le documentaliste, 3 agents de médiation, le gardien et le gardien remplaçant.

MISSIONS :

Sous l’autorité de la directrice-conservatrice du musée, le.la responsable du pôle « Administration» est son collaborateur direct et lui vient en appui.

Il.elle est :

- Garant de l’organisation et de l’optimisation des ressources et des moyens alloués nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement ;

- Garant de la mise en œuvre des procédures administratives et financières dans le respect du cadre fixé par la collectivité ;

- Garant de la sécurité des personnes et des biens ;

- Elaborer et met en œuvre des procédures et outils pour le bon fonctionnement du pôle ;

- Organiser, planifier, piloter et gérer ses ressources et ses moyens (ressources humaines, crédits, marchés, comptabilité, conventions, contrôle de gestion, affaires juridiques, immobiliers et logistiques) ;

- Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des stratégies de développement et de promotion du musée ;

- Veiller au respect et à la conformité réglementaire des actions et des documents ;

- Assumer, en cas d’absence ou d’indisponibilité, des fonctions de représentation de la directrice.

Il/Elle doit :

- Contribuer au côté du conservateur à définir la politique propre de l'établissement en cohérence avec la politique culturelle, touristique, patrimoniale et éducative du Département et coordonner l'ensemble des actions pour sa mise en œuvre, notamment en déclinant et en actualisant le projet scientifique et culturel;

- Participer à la définition des grandes orientations qui structurent la stratégie du musée au titre de la communication, de la diffusion, de l'accueil des publics et du fonctionnement de l’établissement et suivre les projets qui en découlent;

- Veiller à la valorisation du musée par une communication cohérente et adaptée à l'aide de l'ensemble des supports de communication existants (publications, affichages, internet, réseaux sociaux ...);

- Garantir le bon fonctionnement administratif, juridique, budgétaire et RH du musée.
 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Moyens généraux :

- Organiser, piloter et optimiser les moyens généraux

· Élaborer et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord) et de dispositifs d'évaluation

· Élaborer et suivre les documents et actes administratifs (conventions, prêts, dons, dépôts…) des instances de l’établissement (CR réunions…) ou de la collectivité (délibérations…)

· S'assurer du respect et du suivi des contrats et conventions

· Gérer le courrier

· Gérer l’accueil téléphonique

· Développer et gérer la location des espaces (salle de conférence et privatisation des salles du musée)

· Organiser et mettre en œuvre l’archivage administratif

· Élaborer les rapports d’analyse de fréquentation et de recettes

· Élaborer le rapport annuel d’activité

· Élaborer le règlement intérieur de visite et veiller à son respect

· Assurer une veille juridique

Finances et commandes publiques :

· Préparer les demandes de crédits

· Préparer les demandes de subventions

· Préparer, élaborer et assurer le suivi de l’exécution des crédits

· Mettre en œuvre et assurer le suivi administratif et juridique de la commande publique

· Collaborer à l’élaboration des cahiers des charges techniques et participer au lancement et au suivi des marchés nécessaires au fonctionnement du musée et notamment ceux relatifs aux travaux, aménagement, expositions temporaires…

· Superviser la régie de recettes

· Assurer le suivi et l’analyse des dépenses et des recettes de la régie de recette

· Établir les documents financiers nécessaires en dépenses et en recettes, et le suivi des fournisseurs…

· Élaborer, suivre et assurer les contrôles budgétaire et financier,

· Contribuer au développement et aux démarches de recherches de financements (subventions, mécénat), de montage et de suivi des dossiers de subventions, et assurer une veille sur les dispositifs de financement existants à l’échelle locale, nationale ou européenne

Bâtiments et logistique :

· Gérer l’organisation de l’entretien quotidien, la maintenance des bâtiments et des équipements, les travaux et les interventions d’urgence

· Être garant de la sûreté, de la sécurité et de la maintenance des bâtiments

· Gérer les droits d’accès

PROFIL :

Expérience confirmée dans les « fonctions supports » des établissements ou services de collectivités territoriales, connaissance du cadre réglementaire de son domaine d’intervention et de l’environnement juridique des collectivités territoriales. Connaissance de la réglementation relative aux établissements recevant du public. Délégation et adaptation aux imprévus.

Analyse, résolution de problèmes et prises de décision. Planification, priorisation et organisation du travail. Aisance rédactionnelle et parfaite maîtrise de l’orthographe. Autorité naturelle. Réactivité, anticipation, rigueur, probité, discrétion, confidentialité.

Une appétence et une expérience dans le domaine de la culture et en particulier les musées est souhaitable et la maîtrise de l'anglais serait apprécié.

Diplôme de niveau Bac + 3 minimum en gestion de projets culturels avec première expérience dans un établissement culturel;

Connaissance du code des marchés publics, des principes comptables et budgétaires publics ;

Rigueur, méthode, respect des délais ;

Capacités d’analyse ;

Capacités rédactionnelles et de synthèse ;

Qualités relationnelles ;

Bonne connaissance des outils informatiques et bonne capacité d’adaptation sur logiciels

CONDITIONS DE TRAVAIL LIEES AU POSTE

Rémunération statutaire - Temps de travail : Emploi permanent à temps complet 39h00 hebdomadaire

Poste requérant une disponibilité, notamment en soirée et le week-end lors des manifestations (programmation culturelle en nocturne, vernissages...) et pour assurer des astreintes.


Date limite de dépôt des candidatures : Le 1er novembre 2020

Informations complémentaires : Aurélie JALOUNEIX, conservateur du Musée et du site des Tumulus de Bougon – la Chapelle 79800 Bougon 05 49 05 12 13 / 07 62 54 24 55 / aurelie.jalouneix@deux-sevres.fr

 

Contact
  1. Service Emplois et Compétences - Bureau recrutement et prospectives
    Mail Lucie Aubrac - CS 58880
    79028
    Niort Cedex
    05 49 06 79 79